Per realizzare un tirocinio formativo è necessaria una convenzione tra l'ente promotore (come ad esempio università, scuole superiori pubbliche e private, CPI, agenzie per l'impiego, centri pubblici di formazione professionale e/o orientamento) e il soggetto ospitante (azienda, studio professionale, cooperativa, enti pubblici etc.), corredata da un progetto formativo redatto dal soggetto ospitante e dal tirocinante dove sono stabiliti i rispettivi diritti e doveri.
Spetta al soggetto promotore (agenzia del lavoro) il presidio della qualità dell'esperienza e dell'apprendimento nel tirocinio. In particolare, tra i compiti del soggetto promotore troviamo:
Tra i compiti del soggetto ospitante, invece:
Il tirocinante ha l'obbligo di attenersi a quanto previsto nel PFI svolgendo le attività concordate con i tutor.